Hogyan legyek hatékonyabb már ma? 3×4 lépés a produktivitásért

A karácsonyi tervező után több kérdés is érkezett hozzám, hogy fogom-e folytatni, lesz-e következő letölthető munkafüzet? A válasz igen, elkezdtem további letölthetőkön gondolkodni, és amíg ezek elkészülnek, az Apróka hírlevélben és a blogon szeretnék egy februári mini-sorozatot indítani a hatékonyságról. Lesznek olyan tartalmak, amelyeket kizárólag a hírlevélre feliratkozók kapnak meg, így ha nem szeretnél ezekről – és a jövőbeli további extrákról – lemaradni, csatlakozz te is!

Most pedig kezdjünk el hatékonyabbak lenni, 3×4 lépésben

Szerintem a januáron kívül az év bármely más hónapja alkalmas arra, hogy valami újba kezdjünk! Januárban még ki kell pihenni az ünnepeket, újrakezdődik a munka, az iskola, bele kell rázódni a dolgokba, az ajándékozás miatt a pénz is kevesebb, emiatt a beosztására is jobban oda kell figyelni – vagyis minden az ellen dolgozik, hogy fókuszálni tudjunk valami újra.

Februárban viszont már megérkezik a következő fizetés, dolgozunk egy ideje, az egyetemistáknak vége a vizsgaidőszaknak, vagyis itt az ideje a megújulásnak!

Hogyan kezdj hozzá?

Fogj 2 üres lapot, ha van, a naptáradat, és egy tollat. Fontos, hogy mindkét lap teljesen üres legyen, hogy ne vonja el semmi a figyelmed. Ha irodában dolgozol, nyugodtan használj egy “elrontott” egyoldalas nyomtatást ilyen célra.

  1. Az egyik lapra írj le mindent, de tényleg MINDENT, ami a fejedben van. A forma mindegy, szedheted pontokba, írhatod össze-vissza, mindenhogy jó lesz. Ne csak a teendőket sorold fel, hanem mindent, ami épp foglalkoztat. Attól függően, mennyi minden jár a fejedben, akár 10 perc is elég lehet. Nincs olyan feladat, ami ennél az első lépésnél túl kicsi lenne, most, egyszer, mindent fel kell írnod. Nyugodtan szerepeljen rajta az is, hogy kihegyezni egy ceruzát, elmosni egy bögrét, berakni egy mosást, elküldeni egy “köszönöm” e-mailt, stb.
  2. Ha úgy érzed, elkészültél, jelölj be mindent, jelölj be mindent, ami sürgős, és még ma lépéseket kell tenned az érdekében.
  3. Fuss végig újra a listán, és egy másik jellel vagy színnel jelölj meg mindent, amit kevesebb mint 2 perc alatt el tudnál végezni.
  4. Majd nézd végig újra a listát, és jelölj be minden olyat, amit ma be tudnál fejezni. A legjobb, ha rögtön írsz is mellé egy nyilat, és hogy mi a teendő ahhoz, hogy a befejezés megtörténjen. Lesznek olyan feladatok, amelyek két vagy három kategóriába is beletartoznak, ez így teljesen rendben van.

Ezt követően láss munkához!

  1. Kezdd azokkal a feladatokkal, amelyek mindhárom kategóriába beletartoztak.
  2. Majd vedd sorra a 2 perces, befejezhető teendőidet, és szaladj végig rajtuk. Amit el tudsz végezni azonnal, végezd el, és húzd ki, vagy pipáld ki, ha elkészültél.
  3. Ezt követi az összes többi 2 perces feladatod.
  4. Majd vedd végig a befejezhető teendők listáját. Ezt mindenképp a legnehezebb, legrégebb óta halogatott, leginkább a fejed fölött sötét felhőként gomolygó feladattal kezdd! Hidd el, mire végzel, meg fogsz könnyebbülni. Nem baj, ha ez a feladat a napod további részét elveszi, de elmondhatod majd: MEGCSINÁLTAD, és ez hatalmas lendületet ad. Haladj a beírt lépések alapján, és fejezd be, amit tudsz.

Mi legyen a listádon maradt többi teendővel?

Vedd elő a másik lapot, fektesd magad elé és oszd fel 3 részre (ha van naptárad: 2 részre), és címkézd fel őket: határidős teendők, bevásárló lista, teendők. (Én vízszintesen fektetem magam elé a lapot, és függőleges vonallal osztom, de te nyugodtan csináld úgy, ahogy neked kényelmes.) Ha van naptárad, az is legyen előtted.

Vedd magad elé a feladatos lapot is, és nézd át:

  1. Van-e olyan feladat, ami határidős? -› Írd mellé a határidőt(ha eddig nem volt ott), majd írd be a naptáradba, vagy ha nem használsz ilyet, a 3 részre osztott lap első oszlopába írd össze az összes ilyen feladatot a határidővel együtt.
  2. Van-e köztük bevásárlólistára való elem? -› Kerüljön be mind a naptárad egy oldalára, vagy a felosztott lap második oszlopába.
  3. Van-e köztük olyan, amiért tulajdonképpen nem tudsz tenni, csak forgatod magadban? -› Ezeket engedd el. Húzd át őket, és válaszd tudatosan azt, hogy nem foglalkozol vele.
  4. A maradék, határidő nélküli gondolatokat írd fel sorban a “teendők” közé.

Ezzel el is készültél. Remélhetőleg mire ide eljutsz, rend lesz a fejedben és úgy érzed, jobban kézben tudod tartani az életedet.

Amit a mai leckéből megtanulhatsz a jövőre nézve: 

  • az agyunk alapvetően nem tárolásra, hanem gondolkodásra való, így minden feladatot, mindent, ami foglalkoztat, vess papírra
  • ami 2 perc alatt elvégezhető, azt legjobb, ha mindig azonnal el is végezzük, hiszen a listára felírni, majd kihúzni sem rövidebb idő
  • érdemes időről-időre “kiönteni” egy papírra mindazt, ami bennünk van, hogy jobban átlássuk a helyzetet

Hatékony hónapot kívánok nektek 🙂

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *